Een API-bestelling annuleren wanneer de klant een verkeerde link heeft gestuurd

Controleer eerst of de bestelling al aan de leverancier is doorgegeven

Een onjuiste link betekent niet altijd dat de promotie al is gestart. In je eigen systeem kan de bestelling zijn aangemaakt, maar nog niet via de API zijn verzonden. In dat geval hangt de annulering alleen af van je eigen verwerkingslogica: markeer de bestelling als geannuleerd, stop de automatische betaling en start de overdracht niet.

Controleer het bestelnummer, het aanmaaktijdstip, de link, het type dienst en het logboek van API-verzoeken. Als het verzoek aan de leverancier niet is verzonden, maak dan geen nieuwe bestelling bovenop de oude. Leg eerst de annulering van de oorspronkelijke aanvraag vast, anders kan de klant twee starts krijgen op verschillende links.

Bepaal de status van de bestelling bij de leverancier

Als het API-verzoek al is verzonden, vraag dan de actuele status op bij de leverancier. De namen van statussen verschillen, maar meestal kun je ze in een paar groepen indelen: wachten, verwerken, gedeeltelijk uitgevoerd, voltooid en geannuleerd. Voor de beslissing is niet de status in je eigen paneel belangrijk, maar het antwoord van de partij die de dienst start.

• Wachten: de bestelling kan nog annuleerbaar zijn.
• Verwerken: stoppen is soms mogelijk, maar een deel van het volume kan al zijn gestart.
• Gedeeltelijk uitgevoerd: alleen het restant kan worden geannuleerd, als de leverancier deze bewerking ondersteunt.
• Voltooid: de link kan niet meer via annulering worden gecorrigeerd.

Het nadeel van alleen op de interne status vertrouwen is dat die met vertraging kan worden bijgewerkt. Baseer je op het laatste API-antwoord en het tijdstip waarop je het hebt ontvangen.

Annuleer de bestelling voordat de dienst start

Gebruik voor een bestelling in de wachtrij de annuleringsmethode als die in de documentatie van de leverancier is voorzien. Geef de identificatie door die je bij het aanmaken van de bestelling hebt ontvangen, niet je interne nummer, als dat verschillende waarden zijn. Bewaar het volledige antwoord: de bewerkingscode, de status, de foutmelding en het tijdstip van het verzoek.

Beschouw een bestelling pas als geannuleerd wanneer de API de annulering heeft bevestigd. Een antwoord dat het verzoek is aangenomen en het daadwerkelijk stoppen van de dienst kunnen verschillende gebeurtenissen zijn. Bij sommige integraties komt eerst een bevestiging van ontvangst en verandert de definitieve status later.

Het nadeel van deze optie is dat de leverancier de bestelling mogelijk niet op tijd uit verwerking kan halen. Dan geeft de annulering een weigering terug of geldt die alleen voor het niet-uitgevoerde deel.

Wijzig de link in een al aangemaakte bestelling niet zonder bevestiging

Bij veel API's wordt de link vastgelegd op het moment dat de bestelling wordt aangemaakt. Een poging om een nieuwe link met dezelfde identificatie door te geven kan worden genegeerd, als fout worden verwerkt of een onvoorspelbare toestand veroorzaken. Ga er niet van uit dat het opnieuw verzenden van het verzoek het adres automatisch vervangt.

Als de documentatie het bewerken van de link expliciet ondersteunt, controleer dan eerst dat de dienst nog niet is begonnen. Bewaar vervolgens de oude waarde, de nieuwe waarde en het API-antwoord. Dat komt van pas bij een geschil met de klant of de leverancier.

Het nadeel van bewerken is dat zelfs bij een beschikbare methode een deel van de acties al naar de oude pagina kan zijn gegaan voordat de update plaatsvond. Een gecorrigeerde link verplaatst het al behaalde resultaat niet.

Wat te doen bij gedeeltelijke uitvoering

Wanneer de promotie via de verkeerde link al is begonnen, vraag dan om annulering van het restant. Vermeld in het verzoek aan de leverancier het bestelnummer, de onjuiste link, de juiste link, de huidige status en het tijdstip waarop de fout is ontdekt. Wijzig de details van het verzoek niet meerdere keren: dat maakt het controleren van de geschiedenis ingewikkelder.

Als de annulering van het restant is bevestigd, leg dan het volume vast dat al is uitgevoerd. Een terugbetaling, als die volgens de regels van de leverancier is voorzien, heeft meestal alleen betrekking op het niet-uitgevoerde deel. Het uitgevoerde volume kan technisch niet van het ene kanaal, filmpje of profiel naar het andere worden overgedragen.

Het nadeel van gedeeltelijke annulering is duidelijk: de klant kan al resultaat op de verkeerde pagina hebben gekregen, en het budget voor dat deel van de bestelling wordt niet altijd terugbetaald.

Als de bestelling is voltooid, dien je de correctie in als een aparte aanvraag

Een voltooide bestelling kan meestal niet via de API worden geannuleerd. Verwijder in dat geval de registratie niet en wijzig de link niet in de geschiedenis: de oorspronkelijke gegevens zijn nodig voor de afstemming. Controleer of de dienst echt op het foutieve adres is geleverd en niet alleen met vertraging wordt weergegeven.

Daarna zijn er twee mogelijkheden: compensatie met de leverancier bespreken volgens zijn regels, of een nieuwe bestelling op de juiste link aanmaken na overleg met de klant. De nieuwe bestelling moet een aparte identificatie, een eigen bedrag en een duidelijke vermelding van de reden van aanmaken hebben.

Het nadeel van een nieuwe start is dat er extra budget nodig is, en dat compensatie voor een voltooide dienst mogelijk niet beschikbaar is.

Informeer de klant over de situatie voordat je opnieuw start

Start niet op eigen initiatief een vervanging als de link van de klant is en de fout van zijn kant kwam. Stuur hem de oorspronkelijke link, de status van de bestelling, de mogelijkheid tot annuleren en de gevolgen van elke optie. Dit is extra belangrijk als een deel van de dienst al is uitgevoerd.

• Als de bestelling niet is doorgegeven, vraag dan de juiste link op en bevestig de annulering van de oude aanvraag.
• Als de bestelling in de wachtrij staat, meld dan dat de annulering is verzonden maar dat het antwoord van de leverancier nog wordt afgewacht.
• Als er sprake is van gedeeltelijke uitvoering, geef dan aan dat alleen het restant kan worden gestopt.
• Als de bestelling is voltooid, stem dan een nieuwe start of een andere oplossing af.

Het nadeel van lang overleg is dat een bestelling in de wachtrij in die tijd naar verwerking kan gaan. Verstuur daarom eerst het technische annuleringsverzoek als die mogelijkheid bestaat, en stem daarna de vervolgstappen af.

Bewaar logs en bewijsstukken van de bewerking

Bewaar voor elke betwiste bestelling de oorspronkelijke link van de klant, de datum van ontvangst, het interne nummer, de identificatie bij de leverancier, de API-verzoeken en de antwoorden. Als de klant een link in een bericht heeft gestuurd, vervang het bericht dan niet door een bewerkte versie in de bestelkaart zonder het origineel te bewaren.

Leg apart vast wie de fout wanneer heeft opgemerkt. Dat helpt om onjuist doorgegeven gegevens te onderscheiden van een fout van de medewerker, het bestelformulier of een automatische invulling. Gebruik bij herhaalde verzoeken aan de leverancier één gegevensketen, zodat er geen tegenstrijdigheden ontstaan.

Het nadeel van handmatig logs bijhouden is dat het tijd kost. Maar zonder geschiedenis is het lastiger om de annuleringsstatus te bevestigen en de klant uit te leggen waarom het bedrag niet volledig kan worden terugbetaald.

Controleer de foutafhandeling in de integratie

Controleer na zo'n geval hoe het systeem links aan de API doorgeeft. De fout kan niet alleen door de klant ontstaan: soms kapt het formulier parameters af, vult het een oude waarde uit de cache in, accepteert het een link naar een profiel in plaats van naar een publicatie of laat het een link met extra tekens door.

Voeg een formaatcontrole toe vóór het aanmaken van de bestelling: overeenkomst met het platform, het type dienst en het verwachte object. Voor diensten op video moet het systeem een link naar een filmpje kunnen onderscheiden van een link naar een kanaal, en voor sociale netwerken een profiel van een afzonderlijke publicatie. De controle garandeert niet dat de link juist is, maar filtert een deel van de duidelijke fouten eruit.

De overdracht van de bestelling kun je beter van het aanmaken scheiden met een korte gegevenscontrole. Het nadeel van een extra stap is dat de bestelling niet direct in behandeling gaat, maar je krijgt wel de tijd om een verkeerd adres op te merken.

Stel een duidelijk annuleringsproces op voor het team

Beschrijf één vaste volgorde van handelingen: automatische verzending stoppen, status bij de leverancier controleren, annulering versturen, antwoord bewaren, klant informeren en pas daarna een nieuwe start afstemmen. Zo'n proces is niet voor de formaliteit bedoeld, maar om te voorkomen dat verschillende medewerkers elkaar uitsluitende acties uitvoeren.

Geef geen toegang tot annuleren zonder beperking van rechten en een actielogboek. Als meerdere medewerkers tegelijk aan dezelfde bestelling werken, kan de één om annulering vragen terwijl de ander een vervanging aanmaakt voordat het antwoord binnen is. Dat leidt tot extra kosten en verwarring in de afrekening.

Het nadeel van een strikt proces is minder flexibiliteit in spoedgevallen. Maar bij API-bestellingen is niet de snelheid van een afzonderlijke actie het belangrijkst, maar de controle over welke link daadwerkelijk in behandeling is gegaan.